Rechnungen im PDF-Format, als E-Mail oder die im Internet selbst ausgedruckt werden müssen, gehören bereits zum Alltag. Wie sieht es mit der rechtlichenQualität einer so genannten e-Rechnung aus?
Die UStR Rz 1567ff (BMF-Erlass vom 13.07.2005) stellen folgende Anforderungen an eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung:
Rechnungen können - vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers - elektronisch übermittelt werden, wobei die Zustimmung des Rechnungsempfängers formlos und auch nachträglich erfolgen kann. Liegt keine gesonderte Rahmenvereinbarung zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vor, genügt es, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich und stillschweigend akzeptieren.
Eine e-Rechnung gilt nur dann als Rechnung im Sinne des § 11 Abs. 2 UStG 1994, wenn die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes sichergestellt sind. Das ist gewährleistet, wenn die Übermittlung der Rechnung mit elektronischer Signatur oder im EDI-Verfahren erfolgt.
Das angewendete Verfahren bei der elektronischen Übermittlung der Rechnung muss nachprüfbar sein und ist zu dokumentieren. Es muss u.a. überprüft werden können, auf welche Daten sich die elektronische Signatur bezieht, wer der Signator ist und ob die Möglichkeit besteht, bereits signierte Daten zu verändern. In der Praxis wird es ausreichend sein, die gespeicherte e-Rechnung zusammen mit dem Handbuch der angewendeten Signatur-Software und dem Prüfzertifikat vorweisen zu können. Laut Erlass ist es jedoch zulässig, dem Finanzamt als vorläufigen Nachweis eine gedruckte Versionder e-Rechnung vorzulegen.
:: Elektronische Signatur
Die Signatur muss den Erfordernissen des Signaturgesetzes entsprechen und auf einem Zertifikat eines entsprechenden Anbieters beruhen. In diesem Fall wird von einer fortgeschrittenen Signatur gesprochen. Eine Liste von Zertifizierungsanbietern wird unter www.signatur.rtr.at angeboten. Das Zertifikat kann nur auf natürliche Personen ausgestellt werden. Es ist zulässig, dass im Unternehmen mehrere Personen für den Unternehmer signieren. Die Rechnung kann auch in einem automatisierten Verfahren erstellt werden. Weiters ist es möglich, mehrere Rechnungen an einen Empfänger in einer Datei zusammenzufassen und diese mit der fortgeschrittenen Signatur zu versehen sowie einen externen Dienstleister mit dem Signieren der e-Rechnungen zu beauftragen.
:: Elektronischer Datenaustausch (EDI)
Der elektronische Datenaustausch mittels EDI ist nur zulässig, wenn zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung in Papierform oder eine signierte e-Rechnung übermittelt wird. In einer gesonderten Vereinbarung sind die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten sicherzustellen. Auf der Sammelrechnung können die Entgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge zusammengefasst werden, wenn auf die Einzelabrechnungen verwiesen wird und die Einzelabrechnungen die bei der Sammelrechnung fehlenden Rechnungsbestandteile aufweisen. Zu beachten ist, dass Grundlage des Vorsteuerabzuges die Sammelrechnung ist, dies gilt auch, wenn der Voranmeldezeitraum der Sammelrechnung von jenem der Einzelabrechnungabweicht.
Ferner wird auf folgende Änderungen der UStR Rz 1564 bis Rz 1570 hingewiesen: